ד"ר אורלי מורג, דונג מערכות בע"מ
סיפור קצר כהקדמה
באחד ממרכזי התעשייה בארץ ממוקם מפעל שבשנים האחרונות פעילותו גדלה והתרחבה עד שהיה צר מלהכיל את כל מחלקותיו, אשר התפרסו על פני ארבעה מבנים באזורים שונים. מנהלי המפעל ביקשו לבנות להם "בית" חדש ופנו לאדריכלית לתכנון המבנה. במקביל הוגשו כל המסמכים הדרושים לוועדות לצורך קבלת ההיתרים והגיעו להסכמות עם בעלי המבנים לגבי סיום חוזה ההשכרה ומועדי הפינוי.
התכנון התבצע תוך שיחות עם שני בעלי התפקיד הבכירים במפעל – הבעלים והמנכ"ל וכאשר הושלמה הקונסטרוקציה, הסתבר, שלמרות התכנון החדש, אין מספיק מקום לכל מחלקות המפעל, על כן, הסבו את מתחם החניה הגדול, שתוכנן עבור העובדים, לשטחי ייצור. הפתרון שנמצא לעובדים הוא חנייה המרוחקת כחצי קילומטר מהמבנה ומשם הגעה רגלית.
מובן שהתוכניות הופקדו מחדש וכל שרשרת האישורים בוועדות החלה שוב...
עוד הפתעות
הבניין נבנה בשיטת הבנייה הקלה וכאשר הגיע שלב התגמירים והאכלוס, גילו המנהלים שמתכנן מיזוג האוויר "ריצף" את תקרת אולמות הייצור ביחידות מיזוג אוויר אשר "הנמיכו" את גובה התקרה. תקרה נמוכה זו לא אפשרה להתקין את המנופים הקיימים ברשותם ונדרש היה לרכוש מערך מנופים חדש אשר יתאים לתנאים שלא צפו אותם מראש. מובן שזאת הוצאה שלא נלקחה בחשבון. בנוסף פגשו בהפתעות ותקלות נוספות:
- הרחבת שטחי הבינוי צמצמה עד מאד את המרחב החיצוני הפתוח של המפעל והאזור שתוכנן להוות סביבת מנוחה ורווחה לעובדים בוטל ונסלל באספלט
- המפעל נבנה ללא קירות באולם הייצור, מה שלא אפשר תלייה של מאווררים וקיבוע מדפים וארונות אחסון בקרבת המכונות
- התכנון לא לקח בחשבון צורך בשטח רצפה לאחסון והעמדה של פריטים שונים. פריטים אלו אוחסנו במקומות מרוחקים ולא בהכרח מתאימים
- חדר השרתים תוכנן בשטח שמאפשר הכנסת השרתים אך לא משאיר מרחב לטיפול בהם במצב של תקלה.
- לקראת סיום הבניה הסתבר שלא תוכנן מקום למכונות הצילום ולמדפסות. המסדרונות היו צרים מדי וצריך היה ליצור נישות על חשבון חדרי המשרדים. כמובן שצריך היה להרוס קירות לשם כך..
- הפקדה חוזרת של התוכניות החלה שוב את שרשרת האישורים בוועדות ונוצר עיכוב שהשליך על קבלת טופס 4 ובהמשך לכך עיכוב בתאריכי המעבר. מובן שהייתה לכך גם השלכה על מועד פינוי המבנים ועל ההסכמים מול הגורמים המשכירים.
התקלות הללו דרשו קשב רב מצד המנהלים ואל סדר היום, העמוס מלכתחילה, נכנסה רשימה ארוכה של קבלת החלטות קריטיות ואף נוצרו מתחים וקונפליקטים בין המנהלים לבין האדריכלית, על גזרת האחריות ועל התשלום בעבור השינויים.
כרוניקה ידועה מראש
לצערנו, סיפור כמו זה איננו נדיר. פרויקטים רבים מתאפיינים בתקלות ובתכנון שאיננו מותאם לדרישות ולצרכים של המשתמשים. אך הדבר הגרוע והבעייתי ביותר הוא, שלרוב התקלות הללו מתגלות בשלב מתקדם של הפרויקט - בשלב הביצוע וכמו בדוגמה שהצגנו כאן, אפילו בשלב האיכלוס
עוגמת הנפש והנזקים הכלכליים הם רבים, והרי לנו עוד פרויקט שלא עמד בשלושה הפרמטרים של הצלחה:
1. בלוחות הזמנים שהוגדרו
2. בתקציב המקורי
3. באיכות הנדרשת
Adcoroofing.com
מי "אשם" או: מהי החולייה החסרה?
באופן טבעי, ניתן היה לטעון נגד האדריכלית וצוות התכנון שלא תכננו מבנה מותאם. אך התפיסה שהאדריכלים "יודעים הכול" והם מומחים בכל מבנה שיידרשו לתכנן היא מוטעית וגורמת להם עוול גדול. במיוחד כיום, כאשר המבנים הופכים להיות יותר ויותר מורכבים, אין סיכוי שאדריכלים יצליחו להגיע למצב שבו הם מבינים ומתמחים בכל תחום ותחום ובוודאי שלא יוכלו לתת מענה מדויק לכל צורך, דרישה ופריט. במיוחד הם לא יכולים להיות מומחים בהיבטים התפעוליים הייחודיים של כל ארגון וסביבת עבודה. מכאן, שאם אין לפניהם ולפני יתר המתכננים מסמך, שמפורטים בו הצרכים והדרישות של המשתמשים, ובאמצעותו הם יכולים להבין מה ואיך עליהם לתכנן, אין סיכוי שהם יצליחו במשימתם. במילים אחרות – הצעד הראשון לתכנון מותאם ומדייק הוא ביצוע של אפיון פונקציונלי מפורט וברור.
המילה הלועזית המתאימה למושג בהקשר בו אנו עוסקים היא: characterization . המשמעות האופרטיבית של המושג היא - איסוף שיטתי, יסודי ומעמיק של כל הנתונים, התכונות, הצרכים והדרישות של כל דבר ועניין הקשורים לפרויקט - בהיבט הפיזי, הטכני, הסביבתי, האנושי והרגולטורי, ובעזרתם יצירת "תמונה" ברורה ומנומקת של המבנה או המתחם אותו נדרש לתכנן ולבנות. תמונה זו מועברת אל המתכננים ומהווה בסיס אותנטי ומהימן לתכנון. יחד עם זאת, לצערנו, ברוב רובם של הפרויקטים אנו מגלים שהאפיון הפונקציונלי הוא חולייה חסרה (או לפחות לא מספיק טובה) והיעדרה אולי לא בא לידי ביטוי בתחילת הפרויקט אך בהמשך נוצרת שרשרת של אי בהירות, חוסרים ותקלות.
על התחומים וההיבטים בהם עוסק האפיון, כמו גם על הדרכים לבצעו - בהמשך.
אז למה ברוב הפרויקטים לא מתבצע אפיון? או: זה הכול עניין של מודעות
האפיון הפונקציונלי איננו מושג חדש. מבחינה תיאורטית הוא חלק ממחזור החיים של הפרויקטים, אך המציאות מלמדת, שברוב המקרים אין הוא עובר מהתיאוריה אל המעשה. יותר מכך, בשום מקום לא ניתן למצוא הגדרה ברורה לגבי מהו אפיון נכון וטוב, מהי הדרך הנכונה לבצע אותו ומהם התוצרים המצופים. חסר זה משאיר את התחום בערפול ובחוסר בהירות שמצטרפים לחוסר המודעות הבסיסי של יזמים ולקוחות לקיומו כגורם מתווך קריטי בינם ובין המתכננים. כל זה מייצר נטייה לדלג על שלב האפיון, כפי שפגשנו בסיפור מעלה.
אמנם יש גם מקרים אחרים שבהם ללקוחות יש מושג לגבי הצורך באפיון אך גם במקרים אלו, לצערנו, אנו פוגשים בתפיסות שגויות:
תפיסה אחת היא, שהאדריכלים מבצעים אפיון כחלק מעבודתם והם אף מתוגמלים על כך
התפיסה השנייה היא ש"אנחנו (הלקוחות/היזמים) יודעים בדיוק מה שאנחנו רוצים וצריכים. אנחנו נגיד לאדריכלים והם, כבעלי המקצועי, ידעו כבר מה לעשות עם זה..."
שתי התפיסות שהוזכרו "מדברות" עם תפיסה בסיסית אשר מוטמעת אצל לקוחות רבים, שכל מה שנעשה לפני התכנון הוא בזבוז של כסף... מיותר... לא צריך... את הבעיות נפתור במעלה הדרך וכאשר יגיע מחסום כבר נחפש איך לעבור אותו.
אז זהו, שלא כך הוא...
ברוב רובם של הפרויקטים האדריכלים לא מתוגמלים בעבור אפיון פונקציונלי מפורט ולא מבצעים אותו. יותר מכך, אפיון הוא מקצוע נפרד מתכנון. אין זה אומר שאדריכלים לא יכולים להיות מאפיינים, אדרבא, אלא שאת מיומנויות האפיון יש ללמוד ולפתח ולרוב האדריכלים לא עושים זאת ומעדיפים להתמקד בתחום התמחותם – תכנון. על כן, המאפיין המקצועי [1] אמור לעשות זאת עבורם. מאפיין מקצועי הוא בעל מקצוע אשר התמקצע בתחום ואף יודע להציג את תוצרי האפיון באופן אפקטיבי ובשפה מובנת וברורה למתכננים כמו גם ליזמים, ומתוך כך לייצר שפה משותפת בין כל השותפים והמשתתפים בפרויקט. תפיסה שגויה זו יוצרת ברוב המקרים מצב שבו הלקוחות מצפים מהאדריכלים משהו שלא דובר עליו ולכן לא תומחר בשכר הטרחה ולאחר מכן, כאשר מגיעות התקלות ונוצרים הפערים, מתגלעים ויכוחים בין הצדדים על מי מוטלת האחריות ומי יהיה זה שישלם.
הניסיון מלמד שהלקוחות והיזמים יודעים בדרך כלל באופן מאד כללי מה הם רוצים ובעיקר הם אינם חושבים על הפרטים הקטנים, אשר כל כך נחוצים לתכנון מותאם ומדויק עבורם. מאפיין מיומן ידע לשאול את כל השאלות ולכוון לקבלת החלטות, על ידי המשתמשים, גם בהקשר של פרטים כגון היכן הכי נכון למקם מדפים ואיזה סוג מדפים נדרש, באיזה רוחב או גובה צריכה להיות הדלת, על פי הציוד שנכנס ויוצא דרכה והיכן להציב את מכונת הצילום והמגרסה, בהתאם למי שמשתמש ותדירות השימוש.
מצב זה מחייב שינוי הן במודעות והן בתפיסה בקרב היזמים, הלקוחות והמתכננים. חשוב מאד שכל בעלי העניין ידעו מהן המטרות של האפיון, מה הוא כולל ואיך נכון וראוי לבצע אותו. חשוב גם שתהיה אחידות לגבי הדרישות ממאפיין מקצועי ולגבי התוצרים המצופים. במקביל לכך נראה שיש משמעות דרמטית להבנה שככל שתתבצע עבודת הכנה טובה, יסודית, מעמיקה ומדויקת, כך נעלה את הסיכוי שהתכנון יהיה שלם ומותאם. תכנון טוב יוביל לתהליך מכרז טוב ומשם, לביצוע טוב, הדרך יותר סלולה ונטולת מהמורות רציניות.
משלימים את החולייה החסרה – מבצעים אפיון
כפי שאפשר להבין מהדברים עד כה, אפיון מקצועי הוא הבסיס לתכנון מותאם אשר עשוי להבטיח תוצר העונה על מה צרכי המשתמשים. יותר מכך, בכוחו של אפיון מיטבי, מפורט וברור להיות גורם שמשנה מהלכם של פרויקטים ולהפוך כישלון להצלחה על פי הרציונל הבא:
בתרשים הבא ניתן לראות את מיקומו של האפיון לאחר בדיקת ההיתכנות וקבלת ההחלטה על ביצוע הפרויקט וכשלב מקדים לשלב התכנון. נוכל להוסיף ולומר שבדיקת היתכנות מהימנה, מהווה בסיס מצוין לאפיון איכותי:
מיקום האפיון כשלב מקדים לתכנון
האפיון כמתווך בין המשתמשים ובין המתכננים
כאשר משפחה מעוניינת לבנות לעצמה בית, יושבים בני המשפחה מול האדריכל/ית ומתארים כיצד הם רוצים ורואים את ביתם. הם מספרים על חייהם, על הרגלי היום יום שלהם, על כל מה שחשוב להם ועל מה הם מוכנים להתפשר. למשל – האם הם רוצים מטבח שמקושר לסלון או נפרד ממנו, האם הם מעוניינים בחדרים נפרדים לילדים, מהם הכיוונים המועדפים של החדרים השונים, מהיכן תהיה היציאה למרפסת, בכמה חדרים תהינה טלוויזיות וכן הלאה. זהו אפיון פונקציונלי.
אך מה קורה כאשר מדובר במבנה ציבורי גדול עם משתמשים רבים ומגוונים, קבועים וארעיים כגון - מפעל, בית חולים, בית ספר, אוניברסיטה או יחידה צבאית? הרי הסיפורים של כולם חיוניים לשזירת התמונה הכוללת של המבנה. במקרים אלו, זהו תפקידם של המאפיינים לאסוף באופן שיטתי ומעמיק את הפרטים והנתונים, לארגן אותם ולהגישם לאדריכלים ולמתכננים כתוצרים הכוללים:
א. חוברת שבה מתואר "סיפור" הארגון על דרישותיו ועל הצרכים של חבריו וכל המשתמשים מהמבנה / מתחם. חוברת זו כוללת מידע חשוב על הארגון, על המבנה הארגוני שלו, על סדר היום ועל הפונקציות השונות – מה מתרחש בהן וכיצד מתנהלים בהן המשתמשים
ב. בסיס נתונים עשיר ואינטראקטיבי אשר כולל את כל הנתונים הכמותיים של הפרויקט. בסיס הנתונים כולל פירוט וסכימה של כל הפרטים הניתנים לכימות וספירה: שטחים, כמויות כל הפריטים, צריכות אנרגיה, סוגי המבנים, ועוד ועוד
ג. תרשימים ושרטוטים להמחשה ולהעשרה
איסוף הפרטים והנתונים כולל נגיעה במגוון התכנים והנושאים הנכללים בפרויקט, כפי שמתואר בסעיף הבא.
התחומים הנכללים באפיון
באפיון מפורט ומעמיק נאסף מידע בהיבטים הללו:
אנושי ותפעולי - סדר היום, הרגלי התנועה והעבודה של האנשים וכן צרכי הרווחה;
טכני ומערכות - אוטומציה, חשמל, תקשורת, מיזוג אוויר, תקשוב, פסולת ואיכות סביבה, מים וכד';
רגולטורי וסטטוטורי - הנחיות ותקנות הרלוונטיות לפרויקט כגון גבהים, מרחקים ועוד
וביתר פירוט, באפיון יאספו מידע ונתונים לגבי התחומים והנושאים הללו:
- מגוון הפונקציות המרכיבות את המבנה/מתחם;
- השימוש הנעשה בכל חדר ומרחב;