ד"ר אורלי מורג, דונג מערכות בע"מ
שני סיפורים קצרים כהקדמה
סיפור 1: חמ"ל בעוטף
באחת המועצות האזוריות הקרובות לגבול עזה עלה צורך להקים מבנה חמ"ל חדש. המועצה גייסה כ- 2 מיליון ₪ לטובת התכנון והבנייה, איתרה שטח מתאים והאדריכלים קיבלו "אור ירוק" להתחיל בתכנון. בסמוך לתחילת עבודתם חשו האדריכלים שאינם מיומנים ומבינים מספיק במבנה כגון זה ופנו לחברה שמתמחה באפיון של מבנים מבצעיים ממוגנים ומרובי מערכות. בחברה עלה חשש שהסכום שהוגדר איננו תואם את הדרישות והצרכים של הפרויקט והציעו לבצע קודם כל בדיקה שתבחן את היתכנות התכנון והבנייה של החמ"ל, במסגרת התקציבית שהוגדרה.
תוצרי הבדיקה
ההצעה התקבלה ומהבדיקה שערכה החברה עלה, שאכן, הסכום שגויס לא יספיק לכל הפרויקט. זאת משום שגם אם מדובר במבנה לא גדול, המיגון, יחד עם כל המערכות הנדרשות בו – מיזוג אוויר, חשמל, תקשורת, תקשוב – מעלים מאד את עלות הבנייה למ"ר. במסמך שהועבר לאדריכלים פורטו העלויות הריאליות של המבנה, כך שמקבלי ההחלטות יכולים היו לקבל החלטות מושכלות לגבי המשך הפרויקט.
ההחלטה
היזמים במועצה הבינו את המגבלות. הם החליטו לדחות בשלב זה את הפרויקט ולהשקיע מאמצים בהמשך גיוס הסכום הנדרש. החלטה זו מנעה מהלך שגוי של כניסה לפרויקט שאין לו היתכנות. למרות ההכרח להמשיך להשתמש במקלט הישן, ברור שכניסה לפרויקט הייתה גובה מחיר גבוה, הן בכסף והן בעוגמת הנפש. מקבלי ההחלטות במועצה לפחות יודעים עכשיו מה נדרש ולאן עליהם לכוון.
סיפור 2: בית ספר מדעי-טכנולוגי
הביקוש הרב ללימודי טכנולוגיה בצד השיטות הפדגוגיות הרווחות בעת האחרונה, המתבססות על יזמות ועל חקר והתנסות עצמית של תלמידים, מעוררים במשרד החינוך צורך ועניין בבניית בתי ספר מותאמים. בתי ספר אלה כוללים מרחבי למידה גמישים בגדלים שונים וכן מרחבים שיתופיים לדיונים מרובי משתתפים, לפרזנטציות ועוד, כולם עתירי מערכות תקשורת וטכנולוגיה. בכל מקרה הם אינם תואמים עוד את המבנים המסורתיים, המבוססים על כיתות "קשיחות" ומסדרונות רחבים וריקים. פרויקט ברוח זו, לבניית בית ספר חדש למדעים וטכנולוגיה אשר יכלול גם חממה אקולוגית ייחודיות, נרקם והתגבש על ידי מחלקת החינוך של העירייה, באחת מהשכונות הירושלמיות. החברה המנהלת את הפרויקט פנתה למשרד אדריכלים ידוע וביקשה מהם להוביל את תהליך התכנון.
מכיוון שמדובר היה במבנה שכולל מגוון מעבדות ומרחבי חקר ולמידה שמשלבים גם את הסביבה החיצונית של בית הספר (חצר וחורשה צמודה), נדרשה חשיבה מוקדמת, במיוחד לאור התקציב, אשר הוגבל לזה של מבנה בית ספר מסורתי. האדריכלים פנו אל חברת אפיון וזו הציעה, גם במקרה זה, לבצע בדיקת היתכנות מקדימה. הרעיון היה לרכז ולסכם את הדרישות והצרכים הייחודיים של השימושים במבנה וכן לאתר את האתגרים הנוספים, ולהציבם אל מול התקציב הקיים ואל מול מסגרת הזמנים שהוגדרה. התמונה המקדמית תציג בפני מקבלי ההחלטות את הפערים ואת המהלכים שיש לבצע אל מול הגופים המאשרים ותהווה בסיס תקף ומהימן לצורך קבלת ההחלטות בהקשר של קידום הפרויקט.
תוצרי הבדיקה
בדיקת ההיתכנות הראתה, שמעבר לפער המובנה שבין מבנה בית ספר "רגיל" למבנה המבוקש, קיימים אתגרים נוספים כגון פני שטח תלולים של הסביבה הפיזית אשר ידרשו עבודות עפר נרחבות, משבצת שטח מצומצמת אשר תדרוש תכנון שבו ימוקמו חלק ממרחבי הלמידה והפעילות, כולל חממות, בגובה, ולא על פני הקרקע, ועוד.
ההחלטה
לאחר שיח משותף שכלל את היזמים, מנהל בית הספר, החברה המנהלת, האדריכלים והמאפיינים אשר ביצעו את בדיקת ההיתכנות הוחלט על ידי היזמים, שבמקביל למבצע גיוס נוסף של כסף, בית הספר יתוכנן באופן מלא אך הפרויקט ימומש בשלבים. בקרב כל השותפים לפרויקט הייתה הבנה שתכנון מלא יאפשר לראות תמונה מלאה ואותנטית של הצרכים ומתוך כך יהווה בסיס להמשך העבודה, גם בהקשר של גיוס המשאבים וגם בהקשר של ההחלטה על שלבי הביצוע והפעלת בית הספר בהתאמה לשלבים.
חברת הניהול בנתה תוכנית מסודרת והקימה מנהלת אשר החלה בעבודת גיוס הכספים והגשת ההיתרים עבור העבודה העתידית.
אז מה אפשר ללמוד מהסיפורים על בדיקת ההיתכנות בפרויקטים בבנייה?
בכל אחד מהסיפורים מוצג צורך להקמת מבנה מורכב. בדיקת ההיתכנות שנערכה בשלבים הראשונים של כל פרויקט, תרמה לקבלת החלטות מושכלת של המנהלים ומקבלי ההחלטות, בהקשר של ביצועו או אי ביצועו. מיקומה האפקטיבי של בדיקת ההיתכנות הוא מיד לאחר שלב הרעיון או הצורך, אשר מועלים על ידי היזמים:
בדיקת היתכנות, בין שלב הרעיון/צורך ובין תהליך האפיון
מטרות בדיקת ההיתכנות
בדיקת ההיתכנות היא שלב ידוע בתהליכי ייצור תעשייתיים ובתחום מערכות המידע אך היא פחות רווחת בתחום הפרויקטים בבנייה ואף חסרה מתודולוגיה ברורה וסדורה בתחום זה. בדיקה זו מתבצעת מיד לאחר שמוגדר הצורך בתכנון ובנייה או ביצירת שינוי או שיפוץ משמעותיים במבנה או במתחם קיים. לבדיקה מספר מטרות – חלקן רעיונית:
1. לבשר על קיומו של הפרויקט ולתת לו פומבי
2. להגדיר באופן מיטבי את נקודת ההתחלה של הפרויקט ואת גבולותיו
3. להגדיר את בעלי העניין, השותפים והמשתתפים בפרויקט, את מערכות היחסים ביניהם ואת האופן שבו יעבדו
מטרה יישומית
כפי שניתן היה לראות בסיפורים, מטרה מהותית ומרכזית של בדיקת ההיתכנות היא לתת בידי המנהלים מידע מהימן ותקף, עד כמה שניתן, ברמת סמך שבין 60% - 80%, כדי לקבל החלטות בהקשר של קיום וביצוע הפרויקט. מידע כזה הוא קריטי משום ששלב ראשוני זה מתאפיין בחוסר מידע מפורט ובחוסר בהירות. על כן, ככל שהעבודה על בדיקת ההיתכנות היא מקצועית ואיכותית, תוצריה מעלים את הסיכוי לקבלת החלטות מושכלת ואפקטיבית.
היתכנות טכנית וכלכלית
קבלת ההחלטות מתבססת בעיקר על ההיתכנות הטכנית והכלכלית של הפרויקט בהתאם להערכות בהקשרים הללו:
הערכת היקף הפרויקט מבחינת השטח – בינוי ופיתוח חוץ – סיכום כל השטחים המבונים, הסלולים וכן שטחי חוץ כגון פינות ישיבה ופיתוח נוף
הערכת עלותו הריאלית של הפרויקט בהתאם למורכבות המבנה / מבנים [למבנים יש דרגות שונות של מורכבות ומתוך כך גם העלויות הן שונות, לדוגמה: סככה/מחסן; בניין משרדים/מגורים; בניין מבצעי וממוגן וכד'].
הצגת המכשולים והאתגרים הידועים בשלב זה בהקשרים שונים, למשל: תשתיות על, היתרים, בדיקות קרקע ועוד. כמובן שלאתגרים הללו יש השלכה הן על העלות והן על משך הזמן של הפרויקט
הערכה של לוחות הזמנים הריאליים בהתאם לאתגרים ולמהלכים שיש לבצע
בסיומה של בדיקת היתכנות נכתב מסמך המוגש למנהלים אשר מחליטים לגבי go/no go של הפרויקט, אפשרויות הביצוע, שיטת העבודה, שיטת הניהול, המשאבים ולוחות הזמנים. מסמך מאושר זה אף מהווה מצפן ומנווט של הפרויקט, מתוך כך שהוא מתבסס על כל פרטי המידע שכבר קיימים ועל כל מה שניתן להגדיר בשלב זה.
כיצד מבצעים בדיקת היתכנות?
בדיקת ההיתכנות מתבצעת באמצעות איסוף נתונים, עיבודם והפצתם כמסמך אשר מציג את "השורה התחתונה" – מהו היקפו של הפרויקט מבחינת השטחים, לוחות הזמנים והעלויות. להלן המהלכים והסעיפים של המסמך:
איסוף הנתונים עבור בדיקת ההיתכנות כולל את הפעולות הבאות:
1. מפגש ושיח עם היזמים ומקבלי ההחלטות של הפרויקט. מפגש זה נועד לשמוע על מטרות הפרויקט, על מסגרות התקציב והזמן וכן ללמוד מהם מיהם בעלי העניין, השותפים והמשתתפים.
2. איסוף של כל המסמכים, התוכניות והמידע הכתוב שיש בידי היזמים והמנהלים – מפות, תוכניות, מבנה ארגוני של הארגון, מסמכים שנכתבו וכד'
3. סיור עד שני סיורים שמטרתם:
היכרות ראשונית עם הסביבה הפיזית ועם האתגרים שהיא מציבה
היכרות ראשונית עם מהות העבודה והפעילות של הארגון
מדידה ראשונית של הפונקציות הקיימות, כנקודת ייחוס להיקף השטחים של הפרויקט. במצב של פרויקט חדש לגמרי, ניתן לבקר במתחם / מבנה דומה
עיבוד נתונים
הנתונים שנאספו מעובדים לחוברת קטנה שבה מוצג באופן כללי וראשוני "סיפור הפרויקט" (על פי הסעיפים שיפורטו להלן); טבלאות המסכמות את הנתונים הכמותיים - שטחים ועלויות - המשוערים (כאמור, ברמת סמך של בין 60% ל- 80%); תרשימים ומפות להמחשה.
התוצרים: מסמך מסכם של בדיקת ההיתכנות הכולל את הסעיפים ואת התכנים הבאים:
א. הרקע וסביבת הפרויקט
1. הגדרת הלקוח – למי מיועד המתחם / המבנה
2. המבנה הארגוני והיקף האנשים של הארגון, למענו מתוכנן המבנה/מתחם– המשתמשים הקבועים והלא קבועים
3. המבנה הארגוני של הפרויקט – כל בעלי העניין, השותפים והמשתתפים, תיאור תהליכי העבודה, הגדרת מערכת יחסי הגומלין ביניהם (כולל גזרות הפעולה והאחריות)
ב. מטרות, היקף, לו"ז ותקציב
מטרת הפרויקט והצדקתו (project purpose or justification) – על איזה צורך / חסר / בעיה/בעיות עונה הפרויקט
יעדים ומטרות (project objectives) – יעדים מדידים וקריטריונים להצלחה. למשל, מדדים כמותיים ראשוניים ותאריכי יעד. הצגת היעדים והקריטריונים להצלחה משמשת לתיאום ציפיות בין כל הגורמים המעורבים.
דרישות על, הגדרות ותקנים רלוונטיים בשלב ראשוני זה (high-level requirements) – למשל, המיקום הנדרש, המאפיינים הנדרשים בהתאם לפעילות, למשל – אפשרות לתנועת משאיות, קרבה או ריחוק משכונות מגורים, דרישות סטטוטוריות, התרחבות עתידית וכד'.
היקף הפרויקט ותיאורו ברמת על (high-level project description) – האם מדובר בפרויקט מקומי, ארצי, פרטי, חלק מפרויקט רחב וכד'. בנוסף נדרשת הצגה של דרגות המורכבות והשילוב ביניהן לדוגמה:
פרויקט פשוט (ברמת מבנה מגורים או משרדים)
פרויקט לתעשייה (מבנה בבנייה קלה)
פרויקט משולב (תעשייה ומשרדים; מעבדות ומשרדים וכד')
פרויקט מורכב (עתיר טכנולוגיה ומערכות, ממוגן, אסטרטגי וכד')
5. סיכונים וסיכויים ברמת על (high-level risks) – תועלות מול קשיים; רווחים מול הפסדים
6. לוחות זמנים ואבני דרך לביצוע (summary milestone schedule) – הערכת מסגרת הזמן הריאלית בהתבסס על הנהלים, האפשרויות, מעורבות בעלי העניין וגורמים נוספים
7. מסגרת תקציבית (summary budget) – מסגרת התקציב הריאלית הנדרשת על מנת לסיים את הפרויקט
ג. תכולות הפרויקט
טבלה המציגה את ההגדרה הראשונית של תכולות הפרויקט - מתחמים / מבנים / חדרים וכן שטחים, ברמת סמך של בין 60% - 80%.
ד. חלופות
התייחסות לאופציות שונות ולהשלכותיהן בהקשר של עלויות, לוחות זמנים, מיקום, סיכונים וסיכויים וכד'.
לסיכום
בדיקת ההיתכנות כשמה כן היא. רגע לאחר גיבוש הרעיון ו/או הצורך בתכנון המבנה / המבנים / המתחם ורגע לפני שממשיכים הלאה, לאפיון הפונקציונלי ולאחריו לתכנון, כדאי מאד לבחון את מידת ההיתכנות של הפרויקט בכל ההיבטים שהוזכרו לעיל, להגישה למנהלים ולאורה לקבל החלטות מושכלות ואחראיות, בעיקר אל מול שלושת המדדים שיקבעו את הצלחתו:
1. העלות – האם יש בידינו את הממון הנדרש כדי לעמוד בעלות הריאלית של הפרויקט? ואם לא, כיצד נבנה תוכנית עבודה מתאימה ואחראית שתאפשר ביצוע בשלבים/ המשך גיוס משאבים/ שינוי מהותי של הפרויקט בהתאם למסגרת התקציב הקיימת/ ביטול או דחייה של הפרויקט.
2. הזמן – מהו הזמן הריאלי שנדרש לביצוע הפרויקט והאם יש בידינו את היכולת לעמוד במסגרת הזמן הזו? ואם לא, עלינו להיות ישירים ונחושים ולגבש לוחות זמנים מותאמים למציאות האותנטית, גם אם היא פחות נוחה לשומעים.
3. האיכות – מהי האיכות הרצויה של הפרויקט והאם מסגרות התקציב והזמן מאפשרות לנו להגיע אליה? במידה ולא, חשוב לקבל החלטה על מה מוותרים ועל מה לא מעוניינים להתפשר.
אין ספק שבדיקת היתכנות איכותית ומהימנה עשויה להיות פתיחה טובה לפרויקטים ובסיס תקף לשלב הבא של הפרויקט – האפיון הפונקציונלי.
מקורות
https://webcourse.cs.technion.ac.il/234270/Winter2011-2012/ho/WCFiles/SPM-2011-02-IntegrationManagement.pdf - ד"ר עמיר תומר
