ד"ר אורלי מורג, דונג מערכות בע"מ
סיפור קצר כהקדמה
באחד ממרכזי התעשייה בארץ ממוקם מפעל שבשנים האחרונות פעילותו גדלה והתרחבה עד שהיה צר מלהכיל את כל מחלקותיו, אשר התפרסו על פני ארבעה מבנים באזורים שונים. מנהלי המפעל ביקשו לבנות להם "בית" חדש ופנו לאדריכלית לתכנון המבנה. במקביל הוגשו כל המסמכים הדרושים לוועדות לצורך קבלת ההיתרים והגיעו להסכמות עם בעלי המבנים לגבי סיום חוזה ההשכרה ומועדי הפינוי.
התכנון התבצע תוך שיחות עם שני בעלי התפקיד הבכירים במפעל – הבעלים והמנכ"ל וכאשר הושלמה הקונסטרוקציה, הסתבר, שלמרות התכנון החדש, אין מספיק מקום לכל מחלקות המפעל, על כן, הסבו את מתחם החניה הגדול, שתוכנן עבור העובדים, לשטחי ייצור. הפתרון שנמצא לעובדים הוא חנייה המרוחקת כחצי קילומטר מהמבנה ומשם הגעה רגלית.
מובן שהתוכניות הופקדו מחדש וכל שרשרת האישורים בוועדות החלה שוב...
עוד הפתעות
הבניין נבנה בשיטת הבנייה הקלה וכאשר הגיע שלב התגמירים והאכלוס, גילו המנהלים שמתכנן מיזוג האוויר "ריצף" את תקרת אולמות הייצור ביחידות מיזוג אוויר אשר "הנמיכו" את גובה התקרה. תקרה נמוכה זו לא אפשרה להתקין את המנופים הקיימים ברשותם ונדרש היה לרכוש מערך מנופים חדש אשר יתאים לתנאים שלא צפו אותם מראש. מובן שזאת הוצאה שלא נלקחה בחשבון. בנוסף פגשו בהפתעות ותקלות נוספות:
- הרחבת שטחי הבינוי צמצמה עד מאד את המרחב החיצוני הפתוח של המפעל והאזור שתוכנן להוות סביבת מנוחה ורווחה לעובדים בוטל ונסלל באספלט
- המפעל נבנה ללא קירות באולם הייצור, מה שלא אפשר תלייה של מאווררים וקיבוע מדפים וארונות אחסון בקרבת המכונות
- התכנון לא לקח בחשבון צורך בשטח רצפה לאחסון והעמדה של פריטים שונים. פריטים אלו אוחסנו במקומות מרוחקים ולא בהכרח מתאימים
- חדר השרתים תוכנן בשטח שמאפשר הכנסת השרתים אך לא משאיר מרחב לטיפול בהם במצב של תקלה.
- לקראת סיום הבניה הסתבר שלא תוכנן מקום למכונות הצילום ולמדפסות. המסדרונות היו צרים מדי וצריך היה ליצור נישות על חשבון חדרי המשרדים. כמובן שצריך היה להרוס קירות לשם כך..
- הפקדה חוזרת של התוכניות החלה שוב את שרשרת האישורים בוועדות ונוצר עיכוב שהשליך על קבלת טופס 4 ובהמשך לכך עיכוב בתאריכי המעבר. מובן שהייתה לכך גם השלכה על מועד פינוי המבנים ועל ההסכמים מול הגורמים המשכירים.
התקלות הללו דרשו קשב רב מצד המנהלים ואל סדר היום, העמוס מלכתחילה, נכנסה רשימה ארוכה של קבלת החלטות קריטיות ואף נוצרו מתחים וקונפליקטים בין המנהלים לבין האדריכלית, על גזרת האחריות ועל התשלום בעבור השינויים.
כרוניקה ידועה מראש
לצערנו, סיפור כמו זה איננו נדיר. פרויקטים רבים מתאפיינים בתקלות ובתכנון שאיננו מותאם לדרישות ולצרכים של המשתמשים. אך הדבר הגרוע והבעייתי ביותר הוא, שלרוב התקלות הללו מתגלות בשלב מתקדם של הפרויקט - בשלב הביצוע וכמו בדוגמה שהצגנו כאן, אפילו בשלב האיכלוס
עוגמת הנפש והנזקים הכלכליים הם רבים, והרי לנו עוד פרויקט שלא עמד בשלושה הפרמטרים של הצלחה:
1. בלוחות הזמנים שהוגדרו
2. בתקציב המקורי
3. באיכות הנדרשת
Adcoroofing.com
מי "אשם" או: מהי החולייה החסרה?
באופן טבעי, ניתן היה לטעון נגד האדריכלית וצוות התכנון שלא תכננו מבנה מותאם. אך התפיסה שהאדריכלים "יודעים הכול" והם מומחים בכל מבנה שיידרשו לתכנן היא מוטעית וגורמת להם עוול גדול. במיוחד כיום, כאשר המבנים הופכים להיות יותר ויותר מורכבים, אין סיכוי שאדריכלים יצליחו להגיע למצב שבו הם מבינים ומתמחים בכל תחום ותחום ובוודאי שלא יוכלו לתת מענה מדויק לכל צורך, דרישה ופריט. במיוחד הם לא יכולים להיות מומחים בהיבטים התפעוליים הייחודיים של כל ארגון וסביבת עבודה. מכאן, שאם אין לפניהם ולפני יתר המתכננים מסמך, שמפורטים בו הצרכים והדרישות של המשתמשים, ובאמצעותו הם יכולים להבין מה ואיך עליהם לתכנן, אין סיכוי שהם יצליחו במשימתם. במילים אחרות – הצעד הראשון לתכנון מותאם ומדייק הוא ביצוע של אפיון פונקציונלי מפורט וברור.
המילה הלועזית המתאימה למושג בהקשר בו אנו עוסקים היא: characterization . המשמעות האופרטיבית של המושג היא - איסוף שיטתי, יסודי ומעמיק של כל הנתונים, התכונות, הצרכים והדרישות של כל דבר ועניין הקשורים לפרויקט - בהיבט הפיזי, הטכני, הסביבתי, האנושי והרגולטורי, ובעזרתם יצירת "תמונה" ברורה ומנומקת של המבנה או המתחם אותו נדרש לתכנן ולבנות. תמונה זו מועברת אל המתכננים ומהווה בסיס אותנטי ומהימן לתכנון. יחד עם זאת, לצערנו, ברוב רובם של הפרויקטים אנו מגלים שהאפיון הפונקציונלי הוא חולייה חסרה (או לפחות לא מספיק טובה) והיעדרה אולי לא בא לידי ביטוי בתחילת הפרויקט אך בהמשך נוצרת שרשרת של אי בהירות, חוסרים ותקלות.
על התחומים וההיבטים בהם עוסק האפיון, כמו גם על הדרכים לבצעו - בהמשך.
אז למה ברוב הפרויקטים לא מתבצע אפיון? או: זה הכול עניין של מודעות
האפיון הפונקציונלי איננו מושג חדש. מבחינה תיאורטית הוא חלק ממחזור החיים של הפרויקטים, אך המציאות מלמדת, שברוב המקרים אין הוא עובר מהתיאוריה אל המעשה. יותר מכך, בשום מקום לא ניתן למצוא הגדרה ברורה לגבי מהו אפיון נכון וטוב, מהי הדרך הנכונה לבצע אותו ומהם התוצרים המצופים. חסר זה משאיר את התחום בערפול ובחוסר בהירות שמצטרפים לחוסר המודעות הבסיסי של יזמים ולקוחות לקיומו כגורם מתווך קריטי בינם ובין המתכננים. כל זה מייצר נטייה לדלג על שלב האפיון, כפי שפגשנו בסיפור מעלה.
אמנם יש גם מקרים אחרים שבהם ללקוחות יש מושג לגבי הצורך באפיון אך גם במקרים אלו, לצערנו, אנו פוגשים בתפיסות שגויות:
תפיסה אחת היא, שהאדריכלים מבצעים אפיון כחלק מעבודתם והם אף מתוגמלים על כך
התפיסה השנייה היא ש"אנחנו (הלקוחות/היזמים) יודעים בדיוק מה שאנחנו רוצים וצריכים. אנחנו נגיד לאדריכלים והם, כבעלי המקצועי, ידעו כבר מה לעשות עם זה..."
שתי התפיסות שהוזכרו "מדברות" עם תפיסה בסיסית אשר מוטמעת אצל לקוחות רבים, שכל מה שנעשה לפני התכנון הוא בזבוז של כסף... מיותר... לא צריך... את הבעיות נפתור במעלה הדרך וכאשר יגיע מחסום כבר נחפש איך לעבור אותו.
אז זהו, שלא כך הוא...
ברוב רובם של הפרויקטים האדריכלים לא מתוגמלים בעבור אפיון פונקציונלי מפורט ולא מבצעים אותו. יותר מכך, אפיון הוא מקצוע נפרד מתכנון. אין זה אומר שאדריכלים לא יכולים להיות מאפיינים, אדרבא, אלא שאת מיומנויות האפיון יש ללמוד ולפתח ולרוב האדריכלים לא עושים זאת ומעדיפים להתמקד בתחום התמחותם – תכנון. על כן, המאפיין המקצועי [1] אמור לעשות זאת עבורם. מאפיין מקצועי הוא בעל מקצוע אשר התמקצע בתחום ואף יודע להציג את תוצרי האפיון באופן אפקטיבי ובשפה מובנת וברורה למתכננים כמו גם ליזמים, ומתוך כך לייצר שפה משותפת בין כל השותפים והמשתתפים בפרויקט. תפיסה שגויה זו יוצרת ברוב המקרים מצב שבו הלקוחות מצפים מהאדריכלים משהו שלא דובר עליו ולכן לא תומחר בשכר הטרחה ולאחר מכן, כאשר מגיעות התקלות ונוצרים הפערים, מתגלעים ויכוחים בין הצדדים על מי מוטלת האחריות ומי יהיה זה שישלם.
הניסיון מלמד שהלקוחות והיזמים יודעים בדרך כלל באופן מאד כללי מה הם רוצים ובעיקר הם אינם חושבים על הפרטים הקטנים, אשר כל כך נחוצים לתכנון מותאם ומדויק עבורם. מאפיין מיומן ידע לשאול את כל השאלות ולכוון לקבלת החלטות, על ידי המשתמשים, גם בהקשר של פרטים כגון היכן הכי נכון למקם מדפים ואיזה סוג מדפים נדרש, באיזה רוחב או גובה צריכה להיות הדלת, על פי הציוד שנכנס ויוצא דרכה והיכן להציב את מכונת הצילום והמגרסה, בהתאם למי שמשתמש ותדירות השימוש.
מצב זה מחייב שינוי הן במודעות והן בתפיסה בקרב היזמים, הלקוחות והמתכננים. חשוב מאד שכל בעלי העניין ידעו מהן המטרות של האפיון, מה הוא כולל ואיך נכון וראוי לבצע אותו. חשוב גם שתהיה אחידות לגבי הדרישות ממאפיין מקצועי ולגבי התוצרים המצופים. במקביל לכך נראה שיש משמעות דרמטית להבנה שככל שתתבצע עבודת הכנה טובה, יסודית, מעמיקה ומדויקת, כך נעלה את הסיכוי שהתכנון יהיה שלם ומותאם. תכנון טוב יוביל לתהליך מכרז טוב ומשם, לביצוע טוב, הדרך יותר סלולה ונטולת מהמורות רציניות.
משלימים את החולייה החסרה – מבצעים אפיון
כפי שאפשר להבין מהדברים עד כה, אפיון מקצועי הוא הבסיס לתכנון מותאם אשר עשוי להבטיח תוצר העונה על מה צרכי המשתמשים. יותר מכך, בכוחו של אפיון מיטבי, מפורט וברור להיות גורם שמשנה מהלכם של פרויקטים ולהפוך כישלון להצלחה על פי הרציונל הבא:
בתרשים הבא ניתן לראות את מיקומו של האפיון לאחר בדיקת ההיתכנות וקבלת ההחלטה על ביצוע הפרויקט וכשלב מקדים לשלב התכנון. נוכל להוסיף ולומר שבדיקת היתכנות מהימנה, מהווה בסיס מצוין לאפיון איכותי:
מיקום האפיון כשלב מקדים לתכנון
האפיון כמתווך בין המשתמשים ובין המתכננים
כאשר משפחה מעוניינת לבנות לעצמה בית, יושבים בני המשפחה מול האדריכל/ית ומתארים כיצד הם רוצים ורואים את ביתם. הם מספרים על חייהם, על הרגלי היום יום שלהם, על כל מה שחשוב להם ועל מה הם מוכנים להתפשר. למשל – האם הם רוצים מטבח שמקושר לסלון או נפרד ממנו, האם הם מעוניינים בחדרים נפרדים לילדים, מהם הכיוונים המועדפים של החדרים השונים, מהיכן תהיה היציאה למרפסת, בכמה חדרים תהינה טלוויזיות וכן הלאה. זהו אפיון פונקציונלי.
אך מה קורה כאשר מדובר במבנה ציבורי גדול עם משתמשים רבים ומגוונים, קבועים וארעיים כגון - מפעל, בית חולים, בית ספר, אוניברסיטה או יחידה צבאית? הרי הסיפורים של כולם חיוניים לשזירת התמונה הכוללת של המבנה. במקרים אלו, זהו תפקידם של המאפיינים לאסוף באופן שיטתי ומעמיק את הפרטים והנתונים, לארגן אותם ולהגישם לאדריכלים ולמתכננים כתוצרים הכוללים:
א. חוברת שבה מתואר "סיפור" הארגון על דרישותיו ועל הצרכים של חבריו וכל המשתמשים מהמבנה / מתחם. חוברת זו כוללת מידע חשוב על הארגון, על המבנה הארגוני שלו, על סדר היום ועל הפונקציות השונות – מה מתרחש בהן וכיצד מתנהלים בהן המשתמשים
ב. בסיס נתונים עשיר ואינטראקטיבי אשר כולל את כל הנתונים הכמותיים של הפרויקט. בסיס הנתונים כולל פירוט וסכימה של כל הפרטים הניתנים לכימות וספירה: שטחים, כמויות כל הפריטים, צריכות אנרגיה, סוגי המבנים, ועוד ועוד
ג. תרשימים ושרטוטים להמחשה ולהעשרה
איסוף הפרטים והנתונים כולל נגיעה במגוון התכנים והנושאים הנכללים בפרויקט, כפי שמתואר בסעיף הבא.
התחומים הנכללים באפיון
באפיון מפורט ומעמיק נאסף מידע בהיבטים הללו:
אנושי ותפעולי - סדר היום, הרגלי התנועה והעבודה של האנשים וכן צרכי הרווחה;
טכני ומערכות - אוטומציה, חשמל, תקשורת, מיזוג אוויר, תקשוב, פסולת ואיכות סביבה, מים וכד';
רגולטורי וסטטוטורי - הנחיות ותקנות הרלוונטיות לפרויקט כגון גבהים, מרחקים ועוד
וביתר פירוט, באפיון יאספו מידע ונתונים לגבי התחומים והנושאים הללו:
- מגוון הפונקציות המרכיבות את המבנה/מתחם;
- השימוש הנעשה בכל חדר ומרחב;
- סדר היום של פעילות האנשים בכל חדר, בכל מרחב ובין החדרים והמרחבים;
- השטח הנדרש לכל חדר ומרחב;
- הזיקות בין המבנים, המרחבים והחדרים;
- המערכות הטכניות והטכנולוגיות;
- דרישות הבינוי;
- דרישות בטיחות;
- היבטים של איכות סביבה וטיפול בפסולת;
- תנועה צפויה של כלי רכב והולכי רגל;
- שימוש בשטחי החוץ;
- דרישות ומגבלות ייחודיות;
- רשימת הפריטים – ריהוט, תקשוב, מכונות, אחסון וכד' וכן נאסף ונחקר מידע בהקשר של מידותיהם והשימוש בהם.
הרשימה מלמדת על כך שהמאפיין נדרש להיות בעל ידע בתחומים רבים מאד. אין זה אומר שהוא חייב להיות מומחה בתחומים אלה, אך הוא חייב לדעת ולהבין לגביהם מספיק על מנת להיות "שומע ביקורתי" במפגש עם היועצים, לזהות בעיות ואתגרים, להציגם ואף להיות שותף למציאת הפתרונות. כלומר, המאפיין לא צריך להיות מהנדס חשמל אך ראוי שיהיה לו מושג לגבי צריכות והספקים של מכשירים שונים. הוא איננו צריך להיות מתכנן תאורה אך חשוב שידע מהי עוצמת האור הדרושה בכל סביבת עבודה. הוא לא חייב להיות אדריכל אך חייב להבין במרחקים הנדרשים בין עובדים בסביבה משרדית וכד'.
כיצד מתבצע תהליך האפיון?
תהליך האפיון נשען על מספר הנחות יסוד עקרוניות:
1. הידע נמצא אצל המשתמשים – הידע והמידע לגבי הסביבה אותה מאפיינים נמצא וקיים אצל המשתמשים, ותפקיד המאפיינים הוא לחשוף ולהבנות אותו. החשיפה וההבניה מתבצעות תוך שיח ושיתוף של בעלי העניין והמשתמשים. השיח והשיתוף יתקיימו באופן מושכל לאורך כל שלבי האפיון, בהתאם לצורך ולרלוונטיות. מניסיוננו, אפיון שבוצע תוך שיח פורה עם הלקוח, השיג את מטרותיו במידה רבה.
2. אפיון מתבצע בקבוצה – איסוף המידע המתמשך והמגוון כמו גם עיבודו והפקת תוצריו, אינם יכולים להתבסס על אדם אחד. מגוון הנושאים והתחומים וכן המיומנויות השונות בהן נדרש להשתמש (לדוגמה: כתיבה תיאורית, התמחות בפיתוח מסד נתונים, שרטוט וכן ידע תוכן בתחומים מקצועיים רבים) אינם יכולים להיות "מוחזקים" על ידי דמות אחת אלא מחייבים חלוקת תפקידים ביחד עם שיח קבוע של צוות האפיון.
3. אפיון אורך זמן – בתהליך האפיון נחשף ונגלה מידע רב ולאט לאט מתעצב ונבנה ידע בהקשר של הסביבה אותה מאפיינים. תהליך הגילוי, העיצוב וההבניה של הצרכים והדרישות בסביבה רב ממדית ומרובת משתמשים ושימושים, מחייב זמן הבשלה, לא רק אצל המאפיינים אלא גם אצל המשתמשים והלקוחות.
התהליך עצמו הוא שיטתי וסדור והמתודולוגיה שלו כוללת שלושה מהלכים עיקריים:
1. איסוף מידע
2. עיבוד מידע
3. הפקת תוצרים
איסוף המידע
איסוף המידע מתבסס על שלושה מקורות אשר מאפשרים למאפיינים להכיר את הפרויקט באופן האותנטי ביותר:
1. שיחות עם אנשים
2. תצפיות בפעולות שמתרחשות ומתבצעות בסביבות העבודה
3. מסמכים כתובים ותוכניות
שיחות עם אנשים – השיחות נערכות עם נציגים של כל המשתמשים, מדרגי הניהול הבכירים ועד לעובדים עצמם. המפגשים עם מגוון בעלי התפקידים מאפשרים למאפיינים לשמוע על הארגון מכיוונים שונים ומנקודות מבט שונות, כך שההיכרות הופכת להיות רחבה, מעמיקה ואותנטית:
ממנהלים ומבעלי תפקידים בכירים ניתן לשמוע על האג'נדה, על כיוונים בהווה ובעתיד, על ההיבטים הארגוניים ועל התפיסות של הארגון.
מדרגי הביניים (מנהלים זוטרים) ניתן לקבל מידע לגבי הפעילות הארגונית בפועל. הם יודעם לספר על סדר היום הארגוני, למשל – על עבודת כלל המחלקה ועל הקשרים בין המחלקות או האגפים. מנהלים אלה מזהים קשיים ונקודות תורפה לצד מאפיינים יעילים שכדאי לשמר.
מהעובדים ואנשי השטח ניתן ללמוד על מה שמתרחש במציאות היומיומית. הם יודעים לפרט באופן מעמיק לגבי הפעילות המתקיימת בסביבה המיידית שלהם ולהצביע באופן ממוקד על מה חשוב לשמר ומה מחויב בשינוי.
תצפיות – התצפיות נערכות לאחר שבוצעו חלק מהשיחות ונאסף ידע לגבי עבודת הארגון. מהתצפיות ניתן ללמוד על מה שנדרש כדי לתמוך את הפעילויות באופן נכון ואפקטיבי.
יש חשיבות בביצוע תצפיות בכל סוגי הפעילויות: מעבודת אנשי השטח (בין אם הם חיילים העוסקים בתחזוקה טכנית, פקידים המקבלים ומשרתים קהל, פועלים באולמות ייצור וכד') ועד לאירועים כגון תדריכים; טיפול בסחורה - קבלה, רישום, אחסנה; טקסים ואירועים כלל ארגוניים וכד'.
מסמכים כתובים ותוכניות – בכל פרויקט נאספים מסמכים שונים כגון: הנחיות ומסמכים שנכתבים על ידי היזמים, תוכניות, אישורים ועוד. המידע והנתונים שרשומים במסמכים חשובים לצורך ניסוח המסגרת וההגדרות של הפרויקט והם מהווים חלק מהתיעוד שלו.
עיבוד המידע
תהליך העיבוד משמעו ניתוח ולמידה של הנתונים ולאחר מכן סינטזה שלהם לכדי תמונת אפיון שלמה וכוללת. התהליך כולל מפגשים שבועיים קבועים שבהם מוצג המידע שנאסף, נערכת חשיבה משותפת ומוגדרות המשימות להמשך.
בכל אפיון יש היבט סיפורי-תיאורי והיבט כמותי וטכני. צוות האפיון כולל אנשים בעלי מיומנויות שונות: כתיבה תיאורית, פיתוח וניהול של מסדי נתונים מורכבים ושרטוט.
מהנתונים התיאוריים עולה ונבנה סיפור הארגון והסביבה שכולל את העקרונות התפעוליים והאנושיים. מהם ניתן לזקק את עקרונות התכנון - מהעמדת המבנים והזיקות ביניהם, דרך הנחיות לגבי תנועת אנשים ורכבים ועד להעמדת החדרים והזיקות ביניהם. עקרונות אלה מנומקים ומוסברים, בהתאם לאופי התפעולי ולחיי היום יום של הארגון.
מהנתונים הכמותיים נבנה מסד הנתונים אשר נותן למנהלים וללקוחות את התמונה המלאה בהקשר של היקף הפריטים, סוגי הבניה, השטחים, צריכות האנרגיה ועוד.
הנתונים התפעוליים והטכניים דורשים לעתים הבהרות בדמות שרטוטים והעמדות עקרוניות של מבנים ופריטים, במיוחד בסביבות לא שגרתיות שאינן חלק מהיום יום של האדריכלים, למשל – מעבדות ייחודיות, העמדה של ציוד טכני במפעל ועוד.
הפקת תוצרים – מהם התוצרים המצופים
כאמור, מטרת האפיון הינה לתווך בין הצרכים והדרישות האותנטיים של המשתמשים והלקוחות ובין האדריכלים והמתכננים, אשר נשכרו לתכנון סביבת העבודה. תוצרי האפיון המוגשים להם כוללים:
א. חוברת שבה מתואר סיפור המקום – המתחם – הארגון על פי הנושאים הבאים:
מבוא – רקע, מטרות האפיון ומבנה המסמך
עיקרי האפיון: העקרונות המארגנים של האפיון (עקרונות חשובים ומאפיינים משמעותיים שמהווים צירים מארגנים לתכנון בהיבטים הללו: אורח החיים, היבט תפעולי, היבט מנהלתי, היבט טכנולוגי, היבט סביבתי ועוד)
עיקרי תפיסת ההפעלה: כיצד עובד הארגון, המבנה הארגוני וכן האופי הבינויי של המבנים בהתאמה לתפיסת ההפעלה
הנחיות לתכנון: התמקדות בהיבטים המבניים והטכניים תוך התייחסות למבנים – מכלולים – חדרים, המיקומים והזיקות ביניהם. הפרק כולל גם את רשימת הדרישות מהיועצים והמתכננים וכן סעיפים בהם מוצגת התייחסות כללית לנושאים ותחומים הרלוונטיים לפרויקט: רצפות, תקרות, דלתות וחלונות, אקוסטיקה, מיגון, בטיחות ועוד.
אפיון מפורט: הכולל תיאור פרטני של כל החדרים, המרחבים והחללים בפרויקט, כולל שטחי חוץ, מחסנים וכד'. בפרק מתוארות הפעולות המתרחשות בכל חדר ומתחם וכן פירוט של כל הפריטים הממוקמים בו
אפיון מערכות: חשמל, מיזוג אוויר, מים וכד'
אפיון מערכות התקשורת: תקשורת מחשבים, מערכות בקרה והגנה, טלפוניה כגון: מכונות, ציוד מעבדות, מחסנים וכד'
ב. קובץ נתונים – גיליון נתונים (Excel) שבו מאורגן כל המידע הכמותי של הפרויקט: כל הפריטים הכלולים בו; שטחי ברוטו ונטו, גדלים וכמויות; סיכומי צריכות האנרגיה; דפי חדר מפורטים ומדויקים.
מסד נתונים זה מאפשר למנהלים וליזמים לחשב את עלות הפרויקט ברמת סמך גבוהה מאד ואפילו להפיק ממנו כתב כמויות
ג. שרטוטים ותרשימים – שעשויים להיות לעזר הן למתכננים והן ללקוחות
לסיכום
לא לשווא נאמר ש"סוף מעשה במחשבה תחילה". וכמו שתבשיל טוב מתחיל בהכנות מדוקדקות, תכנון השלבים והזמנים, ובדיקה שכל מה שנדרש עבורו נמצא - טרי ובכמויות המדויקות, כך גם פרויקט בנייה. אין ספק שאפיון רהוט ואיכותי הוא במידה רבה ערובה לפרויקט מוצלח.
וכדי שנוכל לפגוש יותר פרויקטים מוצלחים מאשר כאלה שמאפיינות אותם תקלות מהותיות ומתגלעים חיכוכים רבים, נדרשת מודעות לצורך ולתרומה האפשרית של האפיון. וגם לכך שיש שיטה ויש מהלכים מובנים וסדורים ויש גם תוצרים ברורים. יותר מכך, האפיון משרת הן את הלקוח/היזם והן את האדריכלים, על כן הוא החולייה המקשרת ומהווה גם בסיס לשיח בין כל השותפים.
האחריות להעלאת המודעות ולשינוי התפיסתי בביצוע פרויקטים מהשלב הראשוני שלהם, מוטלת על כתפי כל בעלי העניין והמשתתפים בתהליך – מהיזמים והלקוחות דרך האדריכלים והמתכננים ועד למנהלי הפרויקטים ולקבלנים. כולם עשויים להיתרם מאפיון מותאם ולצאת ברווח – גם מבחינת איכות הפרויקט, גם מבחינת העמידה בזמנים וגם מבחינת העלויות.
[1] המאמר נכתב בלשון זכר מתוקף נוחות ושטף קריאה בלבד והכוונה היא, כמובן, גם לנשים
