פרויקטים בבנייה: אמצעים להצלחה

ד"ר אורלי מורג, דונג מערכות בע"מ

אתגרים בפרויקטים של בנייה

עולם הפרויקטים בתחום הבנייה והתשתיות מעמיד בפני בעלי המקצוע - משלב התכנון של הפרויקטים ועד ביצועם - אתגרים רבים. לאתגרים אלה מספר סיבות:

1. המבנים יותר טכנולוגיים – המבנים בכלל ואלה הציבוריים בפרט, כוללים כיום מערכות טכנולוגיות רבות אותן נדרש לשלב באופן אשר נותן מענה, לא רק למצב הקיים היום, אלא מאפשר גמישות והיתכנות לשינויים ולמערכות עתידיות (מערכות תקשורת ומחשוב, טלפוניה, אבטחה וכד').

2. מערכות תומכות – מעטפת המערכות התומכות של המבנים (כגון חשמל, מערכות אל פסק, מערכות כוח לחשמל מתח נמוך, מיזוג אוויר וכד') דורשת חשיבה ותיאום מערכות שהולך ונעשה מורכב יותר ויותר.

3. תפעול ואחזקה – ריבוי ומורכבות המערכות מחייבים תשומת לב וקשב רב להיבטים של תפעול ותחזוקה לאורך זמן

4. מענה לסדר יום משתנה – עולם התעסוקה והשימושים במבנים משתנים במהירות עצומה. מה שנכון ומתאים היום, לא יתאים וידרוש שינוי מחר. המבנים והתשתיות אמורים להכיל ולתמוך גם דרישות עתידיות ולאפשר התאמות במינימום זמן, כסף ועבודה.

5. דרישות רגולטוריות – נגישות, מיגון, בטיחות, איכות סביבה, כיבוי, אבטחה... תקנות וחוקים נוספים ומושתים על המבנים בקצב מואץ. לרובם ככולם יש השלכות מערכתיות שיש לקחת בחשבון גם מבחינת התשתיות הנדרשות וגם מבחינה כלכלית.

אז מצד אחד, התפתחות הטכנולוגיה מעוררת הזדמנויות, שיפורים וחידושים, אך מהצד האחר יש לכך גם מחיר וניכר שבשל האתגרים שמנינו ואתגרים נוספים, רוב רובם של הפרויקטים אורכים זמן רב מעבר למתוכנן, מתבצעים בהם שינויים רבים ומהותיים בשלבים מתקדמים והפער מהתקציב המקורי גדול, לעתים בעשרות אחוזים. בקיצור, פרויקטים רבים אינם עומדים במדדים המקובלים של הצלחה: זמן, עלות ואיכות.

אז איך בכל זאת נצליח?

כל פרויקט נתון בין שני קצוות – באחד ממוקמים היזמים אשר אוחזים ברעיון או בצורך ובאחר ממוקמים המבצעים (הקבלנים) אשר נדרשים לבנות עבור היזמים ועבור המשתמשים את המבנה המותאם לצרכיהם ולדרישותיהם. בתווך נמצאים המתכננים, אשר אמורים להפוך את חלומותיהם ואת דרישותיהם של היזמים לתוכנית בת ביצוע, שתמומש על ידי הקבלן. מעל לכל אלה מרחפת שאלת התקציב ועלות הפרויקט. לנושא התקציב והעלות יש שני מופעים: האחד – הערכה ראשונית בלבד בתחילת הדרך; השני – לאחר סיום התכנון המפורט, לקראת היציאה למכרז. לעיתים רבות הפער בין ההערכה הראשונית בתחילת הדרך ובין החישוב שנערך עם סיום התכנון, הוא גדול מאד. הצורך לצמצם את הפער מוביל לשינויים, אשר התשלום עליהם לאדריכלים הוא גבוה. כמו כן, שינויים אלה עלולים לפגוע באיכות הפרויקט. וכאן נשאלות שלוש שאלות חשובות ואקוטיות עבור הצלחת הפרויקט:

המענה לשאלות טמון בשני מהלכים חשובים ביותר – בדיקת היתכנות שמהווה בסיס לקבלת החלטות ניהוליות מקדמיות; ואפיון פונקציונלי איכותי ומעמיק, במהלכו נחקרים הדרישות והצרכים של המשתמשים בהיבטים האנושיים, הטכניים והבינויים. מהלכים אלה מתווכים בין הרעיון והצורך ובין התכנון, כפי שניתן לראות באיור הבא:

בדיקת ההיתכנות עונה לשאלות 1 ו-2 ועשויה לצמצם את פוטנציאל חוסר הוודאות אשר נוכח וקיים בכל פרויקט. הרציונל שלה נשען על הרעיון לפיו, לפני שנכנסים לפרויקט בנייה מורכב ויקר, ראוי, רצוי וכדאי לדעת ולהבין את היקפו של הפרויקט, את העלויות הצפויות הריאליות וכן מהם האתגרים הצפויים. נתונים אלה, גם ברמת סמך של 70%, מאפשרים למנהלים ולמקבלי ההחלטות להבין לקראת מה הם הולכים, לקבל החלטות מושכלות לגבי היתכנותו של הפרויקט ובמידת הצורך לבצע התאמות ושינויים כבר בשלביו הראשונים.

אפיון פונקציונלי איכותי עונה לשאלה השנייה והרציונל שלו נשען על ההנחה, שככל שהרעיונות, הצרכים והדרישות של הלקוחות מועברים באופן בהיר, ברור ומהימן אל המתכננים, כך תהליך התכנון הוא אותנטי, מדויק, יעיל ורווחי.

תהליך יצירה וכתיבה של אפיון מתרחש תוך דיאלוג בין המאפיינים, אשר שואלים את כל השאלות הרלוונטיות ובין כל בעלי העניין והמשתמשים - מסדר היום המקצועי של כל אחד ואחת ועד להיבטים שיש להם השלכה על הקונסטרוקציה של המבנה ועל המערכות הנדרשות בו. האפיון מייצר תמונה שבה כל דרישה וכל צורך ברורים וידועים מראש. כך למשל, חוקרים את סדר היום של הארגון ומשליכים ממנו על הזיקות המדויקות בין החדרים ומרחבי העבודה; נערכת חשיבה מושכלת לגבי הגידול העתידי ומתוך כך נגזרת הגמישות הנדרשת של המבנה ומערכותיו; מבררים מהו מספר השקעים הנדרש ומהו המתח בכל אחד מהם, ועוד. דבר אינו "נופל בין הכיסאות" והמסמכים המועברים למתכננים מעלים עד ל- 90% ואף למעלה מזה את הסיכוי שהתכנון יתבצע באופן רציף, ללא שינויים. בהמשך לכך, תכנון ברור ובהיר מוביל למכרז מדויק אשר מעלה את הסיכוי לביצוע מיטבי ונטול קונפליקטים.

לסיכום

הקשיים והאתגרים העומדים לפתחם של כל העוסקים בפרויקטים בתחום הבנייה והתשתיות הם רבים. אנו מציעים להתמודד עם חלק מהקשיים והאתגרים הללו באמצעות שני מהלכים שיש לבצע בשלבים הראשונים של הפרויקט – בדיקת היתכנות ולאחר מכן אפיון מעמיק ושיטתי. מהלכים אלו, גם אם הם אורכים זמן ויש להם עלות, הזמן המושקע בהם וכן עלותם, הם קטנים ומצומצמים, ביחס לעלויות הפרויקט כולו.

בדיקת היתכנות נכונה ומהימנה מאפשרת לשרטט את מסגרות הפרויקט ולתרגמן לעלויות ולזמן וכן להציב כבר בתחילתו את השאלות המהותיות והעקרוניות עליהן יידרש לענות כמו גם האתגרים הצפויים. ידיעה מוקדמת זו מאפשרת התארגנות מערכתית וטיפול מוקדם בכל מה שנדרש.

אפיון מקצועי, מעמיק ושיטתי מאפשר לכל השותפים ובעלי העניין לראות ולהבין את כל תמונת הפרויקט, עד לפרטים הקטנים. התמונה, המועברת למתכננים באופן ברור ובהיר, מאפשרת להם לתכנן ביעילות ובהתאמה לצרכים ולדרישות של הלקוחות ותורמת ליצירת תהליך עבודה שקט, רגוע ובטוח. יותר מכך, אפיון איכותי אשר נותן מענה לכל השאלות, הדילמות וחילוקי הדעות, מונע עיכובים ושינויים בשלב התכנון ומתוך כך תהליך התכנון הופך לרווחי.

יחד עם זאת, למרות היתרונות והרווחים העולים מהם, מהלכים אלה עדיין לא מקבלים התייחסות ראויה וברוב המקרים הם אף נעדרים ממחזור החיים של הפרויקט. אנו מציעים להציב אותם באופן גלוי ולהכריז עליהם כשלבים הכרחיים ונוכחים בפרויקטים הבינויים ההופכים מורכבים יותר ויותר.